Knihovny MU jako jednotný systém


Od školního roku 2005/2006 začal fungovat jednotný systém knihoven MU. Jeho hlavní principy a dopady na uživatele jsou shrnuty v následujícím textu. V druhé části textu je popsán aktuální stav v zavádění centrálního univerzitního automatizovaného knihovního systému Aleph, který poskytuje systému knihoven MU potřebnou technologickou podporu.
  1. Systém knihoven MU
      1.1  Registrace uživatelů a registrační poplatky
      1.2  Rovný přístup ke knihovním službám
      1.3  Harmonizace výpůjčních parametrů
      1.4  Sladění poplatků z prodlení
      1.5  Nové celouniverzitní služby
      1.6  Knihovní řád MU
  2. Centrální knihovní systém Aleph-MU

Úvod

Na rozdíl od řady jiných vysokých škol u nás i v zahraničí nemá Masarykova univerzita žádnou centrální ústřední knihovnu, která by poskytovala jednotné knihovní a informační služby. Naopak, knihovní struktura MU je značně roztříštěná – je tvořena systémem 9 fakultních ústředních knihoven, pod které je začleněno dalších 120 dílčích a oborových knihoven. To vše je rozprostřeno v univerzitních lokalitách po celém Brně. Prostorová roztříštěnost knihoven je dále umocněna i jejich organizační nezávislostí – knihovny spadají pod příslušné fakulty a jejich ústavy. Takovýto systém poskytuje na jedné straně vysokou míru flexibility a možnost nastavovat služby jednotlivých knihoven přímo podle specifických potřeb konkrétních skupin uživatelů. Na druhé straně však přináší i různé problémy a omezení, zejména v situaci, kdy univerzita zavádí širokou prostupnost studia a přinejmenším v oblasti studia mizí jasně vymezené hranice mezi fakultami.

Knihovny MU úzce spolupracují prostřednictvím KIC MU a koordinují svůj rozvoj v oblasti technologií již od počátku 90.let. V roce 2005 byla zahájena obdobná koordinace i v oblasti samotných knihovních služeb; síť knihoven MU se tak začala chovat skutečně jako jednotný celouniverzitní systém.  

1. Systém knihoven MU

Přestože se již delší dobu fakultní ústřední knihovny MU pokoušely sladit základní parametry poskytovaných služeb (zejména v oblasti výpůjček), vyznívaly dlouho tyto snahy do ztracena. Mezi knihovníky i akademickými funkcionáři na fakultách přetrvávala tendence posuzovat věci především fakultní optikou: byla zdůrazňována fakultní specifika a panovaly obavy z otevření fakultních či ústavních fondů celouniverzitní veřejnosti (někdo ‘cizí‘ si rozpůjčuje dokumenty, které si pořizujeme z vlastních prostředků a kterých my sami máme nedostatek). Výsledkem byla situace s řadou paradoxů, kdy například student jedné fakulty si nemohl absenčně vypůjčit studijní literaturu na jiné fakultě (třebaže přednášky na této fakultě si zapsat mohl), kdy na některých fakultách platili studenti za možnost využívat služby knihoven registrační poplatek – zatímco na jiných fakultách byly tytéž služby poskytovány zdarma, kdy se často i dramaticky lišily výpůjční lhůty, poplatky z prodlení, rozsah nabízených služeb a mnohé další parametry knihoven.

Na základě podnětu studentské komory Akademického senátu a za aktivní podpory vedení MU zahájilo Knihovnicko-informační centrum na jaře tohoto roku práce na vytvoření jednotné politiky MU v oblasti knihoven, které vyústily v nový Knihovní řád MU, vydaný jako směrnice rektora MU č. 14/2005, s účinností od 1.10.2005. Jako základní východiska pro jednotnou knihovní politiku MU byly přijaty následující zásady:

1.1 Registrace uživatelů a registrační poplatky

Registrační poplatky pro interní uživatele (studenty a zaměstnance MU) byly na celé MU zrušeny. Registrační poplatky pro externí uživatele byly sjednoceny, přičemž knihovny mají možnost nabídnout externím uživatelům i tzv. bez-registrační režim, při němž se uživatel neregistruje a neplatí poplatek, je mu ovšem umožněno využívání pouze prezenčních služeb. Samotný proces registrace byl zjednodušen: uživatel provádí jen jednu papírovou registraci (spojenou s poskytnutím zákonem vyžadovaného souhlasu s nakládáním s osobními daty a s písemným závazkem dodržování příslušných knihovních řádů), a to v první fakultní ústřední knihovně, kterou navštíví. Tato registrace pak následně platí pro celý systém knihoven MU.

1.2 Rovný přístup ke knihovním službám

Knihovní řád MU zavádí jednotně pro všechny knihovny MU pět kategorií interních uživatelů (Student, Doktorand, Učitel, Zaměstnanec, Specifický – uživatel se specifickými nároky) a jednu kategorii pro externí uživatele (Veřejnost). V rámci dané kategorie uživatelů platí zásada rovného přístupu, to znamená, že knihovna poskytuje všem uživatelům v dané kategorii stejné služby bez rozlišování, zda jde o uživatele z mateřské fakulty či jiné fakulty MU. Nemělo by tedy již docházet například k tomu, že v dané knihovně jsou jednomu studentovi MU poskytnuty výpůjčky za jiných podmínek (výpůjční lhůta, výpůjční limit, poplatky z prodlení atd.) než jinému studentovi MU. Služby pro jednotlivé kategorie uživatelů ovšem mohou být nastaveny rozdílně – např. interní uživatelé mohou mít jiné výpůjční lhůty než externí uživatelé, obdobně mohou existovat rozdíly v nastavení výpůjčních služeb mezi učiteli či zaměstnanci a studenty.

1.3 Harmonizace výpůjčních parametrů

Rovný přístup sám o sobě nezaručuje stejné chování všech knihoven na MU; dosud byly parametry a repertoár poskytovaných služeb nastaveny fakultu od fakulty různě. Mají-li knihovny MU fungovat jako jednotný systém, je žádoucí rozumné sjednocení hlavních parametrů knihovních služeb. Uživatel využívající služeb více knihoven by neměl být konfrontován se zásadně odlišnými podmínkami, zejména v oblasti půjčování dokumentů. Knihovny MU se shodly zavést jednotné kategorie dokumentů, přidělované knihovním jednotkám v závislosti na požadovaném režimu půjčování:

Prezenční výpůjčka dokumenty půjčované pouze prezenčně, na místě
Prezenční výpůjčka+ dokumenty půjčované prezenčně s tím, že po stanovené hodině je možné dokument půjčit absenčně na dobu uzavření knihovny (obvykle přes noc/víkend); dokument musí být vrácen do stanovené hodiny následujícího pracovního dne
Krátkodobá výpůjčka výpůjčka na malý počet dnů (obvykle týden)
Standardní výpůjčka výpůjčka na standardní počet dnů (na měsíc)
Semestrální výpůjčka obvykle studijní literatura půjčovaná na dobu jednoho semestru
Dlouhodobá výpůjčka dokumenty zapůjčené uživateli „na dobu neurčitou“ – dle jeho potřeb nebo do ukončení pracovního poměru (např. literatura pořízená z grantů, z prostředků katedry, apod.).

Konkrétní parametry výpůjčky (výpůjční lhůta, počet půjčených dokumentů, poplatky z prodlení, aj.) daného dokumentu daným uživatelem jsou dány nastavením výpůjční matice kombinující kategorie uživatelů s kategoriemi dokumentů. Tato nastavení jsou v rámci celé MU jednotná. Výpůjční lhůty jsou nastaveny následovně:

Krátkodobá výpůjčka Standardní výpůjčkaSemestrální výpůjčka Dlouhodobá výpůjčka
Student týden měsíc semestr ---
Doktorand týden měsíc semestr ano
Učitel týden měsíc měsíc ano
Zaměstnanec  týden měsíc měsíc ano
Specifický měsíc 2 měsíce semestr ano
Veřejnost* týden měsíc měsíc ---
  (*) Pokud daná knihovna absenční výpůjčky pro veřejnost poskytuje.

Pro každou kategorii uživatelů je zaveden celkový limit na počet souběžně existujících výpůjček v dané knihovně (dlouhodobé výpůjčky se do tohoto limitu nezapočítávají):

V případě potřeby mohou fakulty stanovit kromě celkového limitu i limity na počty souběžně půjčených dokumentů v rámci jednotlivých kategorií dokumentů.

1.4 Sladění poplatků z prodlení

Jednu z nejdůležitějších (a pro některé z uživatelů možná i nejcitelnějších) změn představuje sjednocení poplatků z prodlení (pokut za opožděně vrácené vypůjčeného dokumentu). V tomto citlivém bodě byla dosavadní praxe na MU velmi rozdílná. Zatímco na některých fakultách se knihovnám osvědčil tvrdší režim s vyššími pokutami, na jiných byli k uživatelům benevolentnější, případně u některých kategorií uživatelů (například zaměstnanců) nebyly poplatky z prodlení uplatňovány vůbec. Knihovní řád MU platný od 1.10.2005 zavádí na MU jednotný ceník poplatků z prodlení, stejný pro všechny kategorie uživatelů. Výše poplatku z prodlení se odvíjí od kategorie půjčeného dokumentu a je počítána za každou knihovní jednotku v prodlení:

         Prezenčně+ 10 Kč / hodina
         Krátkodobá výpůjčka    10 Kč / den
         Standardní výpůjčka 5 Kč / den
     Semestrální výpůjčka 5 Kč / den

Ve dnech, kdy je knihovna zavřena, se poplatky z prodlení nezapočítávají. U dlouhodobých výpůjček se poplatky z prodlení neuplatňují.

1.5 Zavedení nových celouniverzitních služeb

Vytvoření jednotného prostředí a přechod na nový knihovní systém umožnilo celouniverzitní zavedení nových služeb zvyšujících „komfort“ uživatelů. Mezi ně patří:

1.6 Knihovní řád MU

Hlavní zásady činnosti systému knihoven MU jsou vymezeny Knihovním řádem MU (směrnice rektora MU č. 14/2005 s účinností od 1.10.2005). Na něj pak navazují provozní řády ústředních knihoven fakult MU, které dále podrobněji upravují provoz, služby a specifika jednotlivých fakultních knihoven, případně knihoven dalších součástí MU.

 

2. Centrální knihovní systém Aleph-MU

Pro podporu knihovnických činností – katalogizaci, akvizici, půjčování, vyhledávání v katalozích aj. – je na MU používán knihovní systém Aleph od izraelské firmy ExLibris (podrobnější informace o softwaru Aleph a jeho české distribuci lze nalézt na http://aleph.cuni.cz/). Do tohoto centrálního univerzitního systému byly v uplynulých dvou letech postupně převedeny dílčí fakultní katalogy provozované původně v izolovaných systémech TINLIB resp. KP-SYS (na LF). Během letních prázdnin 2005 byla pod Aleph převedena poslední fakultní knihovna – Ústřední knihovna LF MU. V současnosti jsou tedy v rámci jednotného centrálně provozovaného knihovního systému Aleph-MU spravovány již všechny fakultní ústřední knihovny univerzity.

Prostřednictvím webového rozhraní systému Aleph-MU na http://aleph.muni.cz/ jsou uživatelům dostupné základní automatizované služby knihoven – prohledávání katalogů (souborného katalogu celé univerzity i dílčích katalogů fakult), zjišťování stavu výpůjček a finančních transakcí s knihovnou, prodlužování výpůjček, rezervace dokumentů, zasílání informací o novinkách v knihovně, aj. Některé funkce systému Aleph-MU jsou dostupné komukoliv, pro jiné se musí uživatel autentizovat – přihlásit se pod svým číslem UČO a zadat své sekundární heslo IS MU (tj. heslo používané typicky pro výběr pošty přes POP3 nebo pro přístup do Celouniverzitní počítačové studovny). Pro bližší informace klikněte na úvodní stránce Aleph-MU na odkaz FAQ – Odpovědi na často kladené otázky k systému Aleph MU.

V elektronickém katalogu Aleph-MU bylo počátkem září 2005 uloženo přes 640.000 záznamů knihovních jednotek (celkem je v knihovnách MU deponováno přes 1.5 miliónu KJ), dále 45.000 záznamů o článcích a přes 8.000 záznamů o titulech seriálů. Registrováno bylo přes 36.000 uživatelů, pro něž bylo v roce 2004 provedeno v Alephu na čtvrt miliónu výpůjček.

Zatímco menší a mladší fakulty mají zachycen v systému Aleph-MU kompletní fond všech svých knihoven (ESF, FI, FSS, FSpS), u starších fakult s rozsáhlejšími fondy a mnoha dílčími knihovnami (LF, FF, PřF, PrávF, PedF) tomu tak zatím není. V jejich elektronickém katalogu je zachycen v úplnosti jen nový fond (kompletní přírůstky fakult obvykle od roku 1996) a případně i celý fond ústřední knihovny nebo alespoň její „živý fond“ (tj. knihy, které prošly od roku 1996 výpůjčním procesem). Fondy některých dílčích knihoven nejsou elektronicky zaznamenány vůbec nebo jsou zaznamenány jen částečně a na jejich postupné retrokatalogizaci se průběžně pracuje. V elektronickém katalogu Aleph-MU jsou k dispozici bibliografické záznamy monografií, seriálů (periodika odebíraná i vydávaná fakultami), článkové báze (záznamy o vybraných článcích – ESF, FSS, PrávF) a většinou i kompletní fakultní katalogy vysokoškolských kvalifikačních prací (bakalářských, diplomových, doktorských, dizertačních, habilitačních). Podrobnější charakteristiky fakultních elektronických katalogů lze nalézt ve výše uvedeném souboru FAQ Aleph-MU.

Systém Aleph-MU je průběžně dále rozvíjen a dle požadavků knihoven jsou zaváděny nové funkce. Aleph-MU je propojen na další automatizované systémy na MU: z personalistiky jsou přebírány aktuální informace o uživatelích z MU, v ISu jsou ověřována přístupová (sekundární) hesla a zpětně jsou předávána data pro publikační aplikace. Připravuje se též propojení bibliografických záznamů kvalifikačních prací v Aleph-MU na jejich plné texty uložené v IS MU.


KIC MU, září 2005